Applying process

Hello~!

Tänään olisi tarkoitus kertoa vaihdon hakuprosessista, toivottavasti muistan tammikuuhun asti... Eri paikkoihin ja eri yliopistoista on varmasti erilaiset hakutavat, mutta tässä postauksessa kerron vain miten hain omaan ohjelmaani (englanninkielinen HUSTEP - The Hokkaido University Short-Term Exchange Program) Oulun yliopistosta.

Haku kaukokohteisiin (mm. Aasiaan) avautui siis tammikuussa 2016, ja mielessäni oli ollut jo kauan Hokkaidon yliopisto, josta olin kuullut paljon hyvää. Haimme Oulun yliopiston SoleMOVE:n kautta haluamaamme yliopistoon. Lisäksi meidän tuli toimittaa opintorekisteriote englanniksi ja tehdä alustava opintosuunnitelma, jonka hyväksyi tiedekunnan koordinaattori. CEFR-kielitodistus riitti todisteeksi enkun taidosta ja kirjoitimme myös motivaatiokirjeen vain 1. hakutoiveesta. Sitten odoteltiin hetki tuloksia.

Koska Hokkaidolla oli tiukka aikataulu, meidän tuli lähettää omat dokumenttimme nopeammin, mutta saimme kuulla myös tulokset nopeammin. Oulun yliopiston puolesta minut oli hyväksytty, sitten piti odottaa vain, että Hokkaido hyväksyy minut myös. Hokkaidoa varten piti hankkia lisää dokumentteja, kuten lääkärintodistus ja passin kopiot + kuvat. Sieltä lähetettiin kans papereita, jotka tuli täyttää ja lähettää takaisin. Siinäkään ei ollut kovin kauaa aikaa kun deadline jo lähestyi...

Lopulliset tulokset tulivat aprillipäivänä ja ne olivat erittäin positiiviset; minut oli valittu!

Keväällä kaikki vaihtoon lähtijät osallistuivat vaihto-orientaatioon, josta sai paljon lisätietoa tulevasta vaihdosta ja listan asioista, joiden tuli olla kunnossa ennen lähtöä. Tässä esimerkki minun tehtävälistastani:

• opiskelijaviisumi
• rokotukset
• lääkkeet
• stipendit/apurahat
• matkustusilmoitus (ulkoministeriö)
• vakuutukset
• muuttoilmoitus
• lukukausi-ilmoittautuminen (Ouluun)
• pankki

Pitkin kesää hoitelin asiat yksi kerrallaan pois alta ja muutin takaisin lapsuudenkotiini kaikkien tavaroitteni kanssa. Heinäkuussa rupesi tulemaan sähköpostia Hokkaidon yliopistolta. Saimme infopaketin ja alustavan ohjelman syksylle, ja me anoimme opiskelija-asuntolaa ja kerroimme lentoaikataulumme (pick up service:ä varten).

Viisumia varten piti soittaa Suomen Japanin suurlähetystöön ja kysyä mitä liitteitä he tarvitsivat. Netistä näkee kyllä ihan hyvin, mutta aina kannattaa tarkistaa ovatko tiedot ajankohtaiset konsuliosastolta. Tarvitsin hakemusta varten passista kopion ja yhden passikuvan, alkuperäisen Certificate of Eligibility -todistuksen ja sen kopion (Hokkaido lähetti tämän todistuksen elokuussa). Lähetin nämä postissa ja jonkin ajan päästä he soittivat takaisin ilmoittaakseen että viisumi oli haettavissa. Vaihtoon lähtijän tulee näyttää naamansa ja alkuperäinen passinsa suurlähetystössä ja samalla maksetaan käteismaksu.

Matkustin siis Helsinkiin hakeakseni vain tämän viisumin (kokonaisuudessaan vei ehkä n. 10 minuuttia, nopea reissu suurlähetystössä siis) ja samalla kävin moikkaamassa sukulaisia Turussa.

Syyskuun alussa tuli tieto mihin asuntolaan pääsimme ja kuun puolestavälistä lähtien pystyimme osallistumaan japaninkielen testiin, joka määrittää minkä tasoisille japanin kursseille pääsemme (näitä tuloksia yhä odotellaan). Osa informaatiosta jäi siis aika viime tippaan, mutta loppujen lopuksi kaikki saatiin ajoissa. Syy miksi Hokkaido on hyvä vaihtokohde on se, että siellä ei jää pulaan ongelmien kanssa, vaan kaikessa autetaan. (:

Today I'm going to tell about the applying process for exchange, hopefully I remember all the way to January... Of course there are different applying methods for each university, but here I'm going to tell only how I applied for my English program (HUSTEP - The Hokkaido University Short-Term Exchange Program) from the University of Oulu.

Application call for destinations outside Europe (to Asia for example) opened in January 2016 and for a long time I had had Hokkaido University in my mind, because I had heard so much good things about it. We applied through the University of Oulu SoleMOVE online system. In addition we had to submit the transcript of records in English and make a preliminary studying plan which the coordinator of own faculty had to approve. CEFR language certificate was enough to prove English skills and we wrote a motivation letter of the first desired choice. Then we waited for the results.

Because Hokkaido had a busy schedule, we had to send our documents faster than the others, but we also got the results faster. On  behalf of the University of Oulu I had been accepted, then I just had to wait that Hokkaido University would accept me, too. For Hokkaido we had to submit more documents, such as medical certificate and copy of passport and passport photos. They also sent us papers we had to fill, sign and send back. For this we didn't have much time either, deadline approached fast...

The final results came on April Fools' Day and they were very positive: I was chosen!

In spring all the students going exchange participated in an exchange orientation where we got lots of information about coming exchange and a list of things that had to be done before departure. Here's an example of my list:

• student visa
• vaccination
• medication
• scholarships
• travel notification (Ministry of Foreign Affairs)
• insurance
• change of address notification
• semester-enrollment (to Oulu)
• bank

Through summer I got these tasks out of the way one by one and moved back to my childhood home with all my stuff. In July we started to get emails from Hokkaido. We got an info package and preliminary plan for autumn and we applied for student dormitories and gave our flight details (for a pick up service).

For the student visa you had to call to the Embassy of Japan in Finland and ask which documents they needed. You can find them on Internet but it was better to call and check they were still topical. For the application I needed a copy of my passport and one passport photo, the original Certificate of Eligibility and a copy of it (Hokkaido sent this certificate in August). I sent these through post and after a while they called me back to tell I can come to get my visa. Exchange students must show their face and passport in the embassy and pay in cash.
So I travelled to Helsinki to get my visa (all in all took about 10 minutes in the embassy, it was quick!) and during the same trip went to Turku to say hi to my relatives.

In the beginning of September we learned which dormitory we would be staying in. From mid-September we were able to take a general Japanese language test which will tell us which level of Japanese we can study here (still waiting for the results).
So, some of the information was left almost to the last minute, but all in all we got everything on time. The reason why Hokkaido is a good place for an exchange is that you won't be left alone with your problems, you will be helped with everything. (: